Make your own free website on Tripod.com

 

 

Panduan Jaringan

LOCAL AREA NETWORK

 

 

 

 

SOFYAN DJALIL & PARTNERS

CORPORATE GOVERNANCE SPECIALISTS

Jl. Ciasem IV No.22 - Jakarta Selatan

 

 

I. SDP Consulting Kebijakan Jaringan

 

Penggunaan Komputer

 

Hal-hal yang dijelaskan di bawah ini harus diperhatikan dan ditaati dalam penggunaan komputer oleh personil SDP, ketidaktaatan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan kehilangan akses ke jaringan atau dicabutnya beberapa hak akses ke jaringan.atau pelaporan atas dasar pelangaran peraturan perusahaan.

 

Kebijakan Umum

 

Setiap workstation tidak dilengkapi dengan CD-ROM dan Floppy Disk, semata-mata untuk menghindari adanya serangan virus, ketidakstabilan jaringan, pencurian data dan preseden-preseden lain yang tidak dikehendaki.

Satu Komputer hanya di-assign satu user, sehingga user lain tidak dapat menggunakan komputer lain, selain yang telah di-assign baginya. Pengecualian dapat dilakukan atas kebijakan Administrator atas sepengetahuan Partner.

 

Penggunaan Dasar

 

Selalu mematikan komputer dan pastikan komputer telah benar-benar mati, termasuk mematikan dari stabilizer pada saat meninggalkan kantor.

 

Selalu mengunci komputer (ctrl+alt+del, dan lock computer) pada saat meninggalkan komputer untuk waktu yang cukup signifikan untuk menghindari kemungkinan penggunaan oleh orang-orang yang tidak berhak.

 

Pengguna diminta untuk tidak menyimpan data dalam harddisk workstation. Administrator akan memeriksa setiap workstation pada saat-saat yang tidak ditentukan dan akan langsung menghapus setiap data yang ditemukan di harddisk workstation tanpa harus memberi peringatan terlebih dahulu.

 

Laporkan setiap masalah komputer yang dijumpai, terutama menyangkut keandalan jaringan kepada Administrator.

 

Password

Setiap pengguna diharap untuk menyimpan password untuk masuk ke jaringan dalam tempat yang aman, dan secara teratur merubah password tersebut. Cara untuk merubah password tekan ctrl+alt+del dan tekan change password.

Password pengguna harus memiliki panjang minimal 7 huruf/angka. Penggunaan huruf besar dan huruf kecil adalah case-sensitive, harap diperhatikan baik-baik.

 

Kerahasiaan Data

 

Kerahasiaan data dijaga dengan tidak memberikan akses kepada user untuk melihat isi dari folder milik user lainnya.

 

Selalu simpan data pada folder user masing-masing, di bawah folder Users/.

 

Folder Good Corporate Governance

Folder Good Corporate Governance/Projects/ ,untuk menyimpan data-data yang berkaitan dengan pengerjaan proyek.

Folder Good Corporate Governance/Corporate Governance Source/, untuk menyimpan data-data yang berkaitan dengan GCG tetapi tidak masuk kategori proyek

Folder Good Corporate Governance/LIBRARY/, untuk menyimpan data-data GCG yang berupa jurnal, pedoman, naskah akademik, naskah ilmiah, artikel yang dapat digunakan sebagai referensi

Folder Good Corporate Governance/Proposal/, untuk menyimpan proposal GCG yang berkaitan dengan pekerjaan ke depan.

Folder Good Corporate Governance/Reference Sheet Manual/, termasuk folder-folder di dalamnya, digunakan untuk menyimpan data-data untuk pekerjaan assessment GCG, termasuk tetapi tidak terbatas kepada manual, working sheet, paper work template, dlsb.

 

Folder Corporate Communication

Seluruh isi folder dan sub-folder di dalamnya dipergunakan untuk keperluan Divisi Corporate Communication.

 

Folder File Program

Seluruh isi folder dan sub-folder di dalamnya dipergunakan untuk keperluan Administrator membagi/menginstall file program. User tidak diperkenankan untuk mengubah, mengambil, mencoba menginstall file-file yang terdapat pada folder ini.

 

Folder Music

Seluruh isi folder dan sub-folder di dalamnya berisikan file-file mp3 ditujukan kepada siapapun yang ingin mendengarkan lagu.

 

Folder Office Management

Seluruh isi folder dan sub-folder di dalamnya dipergunakan untuk keperluan  yang berhubungan dengan administrasi, tata kelola dan manajemen kantor.

 

Browsing

Setiap pengguna diminta untuk membatasi penggunaan internet (browsing) selain untuk keperluan kantor. Setiap kegiatan penggunaan internet pada jaringan akan terekam pada server melalui software winroute, dan disimpan untuk kemudian diperlakukan sebagai dokumen terkendali.

 

Email

Setiap pengguna akan diberikan fasilitas popmail berakhiran sdp-consulting.com, setiap pengguna diharapkan untuk secara teratur mencek email, dan tidak menaruh email pada servermail, karena media penyimpanan yang terbatas. Mail yang berusia 7 hari akan dihapus secara otomatis oleh Administrator tanpa peringatan terlebih dahulu.

Alamat email sebagaimana disebutkan di atas tidak dipergunakan untuk menerima dan/atau mengirim attachment.

Akses terhadap web mail tidak lagi diberikan oleh Administrator.

 

 

 

Turun-Simpan (Download)

DILARANG menginstall dan/atau menturun-simpankan (download) software pada workstation tanpa sepengetahuan dan seijin Administrator.

Penggunaan setiap messenger (icq, yahoo, aol, dlsb) tidak diperkenankan.

Setiap pengambilan data dari internet, baik berupa text, html, doc, pdf dan bentuk-bentuk lainnya, agar tidak lupa untuk melakukan scan antivirus sebelum dibuka dan/atau dipergunakan.

 

Data Keluar

Setiap keluar-masuk data dari luar lingkup jaringan, agar merujuk kepada peraturan perusahaan dan perjanjian tidak berkompetisi.

 

Kebijakan keamanan

 

Data yang akan keluar dari dan masuk ke kantor SDP akan selalu dipantau oleh Operator Jaringan baik keluar / masuk melalui e-mail atau dari disket , apabila user ingin mengkopi data harus disetujui oleh operator jaringan agar tidak terjadi hal –hal yang tidak diinginkan seperti tersebarnya Virus dalam jaringan local atau pencurian data. User akan menandatangani surat perintah data yang keluar baik itu melalui E-mail ataupun disket agar arus data dapat terkontrol. 

Kebijakan Keamanan

 

Kebijakan yang diberlakukan pada kantor ini:

1.      Satu Komputer hanya di-assign satu user, sehingga user lain tidak dapat menggunakan komputer lain, selain yang telah di-assign baginya. Pengecualian pada komputer GARASI2, masih di-share antara Supporting Staff dan Part-Time Assesor, karena sifatnya yang terbatas pada penggunaan.

2.      Password masing-masing user agar terdiri dari minimum 7 (tujuh)  karakter, lihat attachment 1 sebagai saran untuk pembuatan password yang baik.

3.      Setiap user hanya bisa melihat folder user miliknya sendiri, tidak dapat folder user milik orang lain.

4.      Folder Projects (di bawah folder Corporate Governance) hanya dapat diakses oleh mereka yang terlibat didalamnya, contoh: folder Pusri hanya dapat diakses oleh mereka yang terlibat pada proyek Pusri).

5.      Standard User, tidak diperkenankan menggunakan drive C pada local harddisk mereka untuk menyimpan data, data-data diharapkan untuk ditaruh pada server, pada folder user masing-masing, atau pada folder yang memang untuk peruntukkannya (contoh: data pusri, pada folder projects/pusri, data administrasi, pada folder office management).

NetAdmin akan melakukan kontrol setiap minggu pada masing-masing workstation user, dan apabila ditemukan data pada harddisk c:, data tersebut akan langsung dihapus oleh NetAdmin. Agar menjadi perhatian.

6.      Kepada seluruh pengguna jaringan, agar melakukan lock komputer (memencet ctrl+alt+del, dan klik lock computer), setiap kali user meninggalkan meja untuk waktu yang cukup signifikan.

Bagi user yang meninggalkan komputer sebagaimana dijelaskan di atas, user tersebut harus bertanggungjawab secara penuh, apabila dikemudian hari, akibat perbuatannya tersebut reliabilitas dan keamanan jaringan menjadi terganggu.

 

 

Hal-Hal yang Patut Untuk Diperhatikan

 

1.      Apabila user membutuhkan transfer data dari dan/atau ke disket, agar menghubungi NetAdmin, atau mereka yang memiliki otoritas Administrator.

2.      Setiap komputer memiliki akses ke internet. NetAdmin memasang firewall (program utility untuk melindungi jaringan dari virus dan/atau hacker yang merugikan) pada server, sehingga untuk beberapa situs yang dianggap tidak aman, situs tersebut tidak akan dapat ditampilkan oleh browser.

3.      Apabila bertemu dengan message “Cookie Rejected”, harap diabaikan saja, karena hal tersebut merupakan fungsi firewall (lihat nomor 2 di atas), dan browser masih dapat digunakan.

 

Gbr.2

 

4.      Gambar tangan dibawah folder/drive (gbr.2) menunjukkan bahwa folder/drive tersebut di-share, sehingga seluruh jaringan dapat mengakses folder/drive tersebut, dengan catatan apabila memiliki cukup otorisasi.

5.      Harap prosedur shutdown dilaksanakan sebagaimana semestinya, dan tidak langsung mematikan komputer tanpa prosedur yang semestinya dan muncul kalimat di layar monitor “it is now safe to turn off your computer”, semata-mata demi menjaga keandalan komputer Anda masing-masing.

6.      Agar tidak bekerja menggunakan server, kecuali dalam keadaan darurat, yaitu terjadinya pemadaman lampu di luar kuasa Kantor, sehingga apabila NetAdmin menemukan file yang dibuat pada server, di luar otorisasi Admin, akan langsung dihapus tanpa Admin perlu untuk menginformasikannya terlebih dahulu.

  1. Agar setiap user, senantiasa setiap saat, meng-update Antivirus yang dimiliki, melalui program live-update norton, yang terdapat pada masing-masing komputer, sehingga kemungkinan terjadinya serangan oleh virus dapat dikurangi. Pemantauan akan dilakukan oleh Admin melalui server, sehingga apabila Admin menemukan virus dalam data, dan data tersebut tidak dapat dibersihkan dari virus (terutama data yang didapat dari internet), Admin akan langsung menghapus data tersebut, dengan pemberitahuan kepada user yang telah meng-input data tersebut.

 

 

Fasilitas yang Disediakan (Services)

 

Penyimpanan Data pada Network

Setiap pengguna dapat menyimpan datanya pada server dengan kapasitas yang tidak dibatasi.

 

Network Printing

Terdapat 2 (dua) printer publik yang dapat dipergunakan, yaitu HP LaserJet 6L dan HP DeskJet 690C. Apabila pada workstaton printer tersebut tidak tersedia, harap hubungi Administrator atau lakukan pemindaian sendiri dengan fasilitas Add Printer.

Printer warna, HP DeskJet 1220C Professional, disediakan untuk keperluan sangat terbatas, dan tidak terhubung dengan jaringan. Hubungi Office Manager untuk menggunakan fasilitas printer warna ini.

 

Message Pop-Up

Setiap pengguna akan diberikan fasilitas message pop-up untuk memudahkan sarana berkomunikasi antar komputer, bagi pengguna yang belum mendapatkan fasilitas ini agar menghubungi Administrator. Message Pop-Up ini juga dapat berfungsi sebagai calendar dan reminder.

 

Antivirus

Setiap workstation telah terpasang antivirus, akan tetapi updating antivirus harus dilakukan manual oleh masing-masing pengguna, sehingga setiap pengguna diharapkan untuk secara teratur melakukan updating antivirus.

 

Music MP-3

Setiap workstation diberikan fasilitas winamp untuk memutar lagu mp3 yang disediakan pada sever (lihat: folder music), akan tetapi karena keterbatasan jumlah speaker yang dimiliki oleh kantor, maka tidak semua workstation dapat memiliki speaker.

 

 

User Level

Level pengguna dalam kebijakan jaringan SDP dibagi menjadi:

Administrator

Mereka yang memiliki otorisasi ini memiliki level akses tertinggi, untuk mengubah setting, install/uninstall program, dlsb.

 

Back Up Administrator

Mirip seperti Administrator, hanya dibatasi oleh ketidakmilikan akses untuk mengubah struktur jaringan.

 

Power User

Mereka yang memiliki otorisasi ini dapat melakukan proses install/uninstall program, tetapi tidak dapat melihat isi folder milik user lain.

Dialokasikan bagi Partner SDP.

 

 

 

Standard User

Jenis user ini dapat melakukan kegiatan-kegiatan eksekusi program, membuat, melihat dan men-save dokumen, akan tetapi tidak dapat melakukan proses install/uninstall program dan tidak dapat melihat folder milik user lain.

Dialokasikan bagi Assesor SDP.

 

Guests

Level ini adalah level terendah, hanya dapat menggunakan komputer untuk browsing internet. User Guest juga dapat melihat dokumen yang diperkenankan oleh network policy, tetapi tidak dapat men-save, mengubah, menghapus atau bahkan melakukan kegiatan print document.

 

 


 

II. SDP Consulting   Panduan Menjalankan Komputer

 

Komputer di kantor ini menggunakan fasilitas jaringan LAN ( Local Area Network ) artinya komputer yang satu dengan yang lain saling berkomunikasi dan bertukar data.

Jenis jaringan yang terpasang adalah jaringan Client Server artinya seluruh layanan data terpusat pada server, jadi apabila user ingin memberikan datanya kepada user lain maka user tersebut harus meletakkan datanya dalam folder yang di sharing.

 

 

Panduan Umum.

 

Langkah-langkah dalam penggunaan komputer secara baik yang sesuai dengan prosedur adalah :

  1. Nyalakan tombol power stabilizer, , CPU, dan monitor.
  2. Tunggu sampai beberapa menit sehingga keluar tampilan  Dialog Box yang menyarankan untuk menekan tombol (Ctrl + Alt + Del ) gunanya agar komputer yang akan kita logon terbebas dari program penduplikasi  password seperti program Trojan Horse.
  3. Masukan username yang telah diberikan oleh Operator jaringan dan password sementara yang dapat diubah oleh user. 
  4. Disarankan sebelum bekerja terlebih dahulu untuk mengecek E-mail.
  5. Apabila ada keganjilan dalam komputer yang user pakai, dapat menghubungi Operator Jaringan segera.
  6. Bila Komputer yang dipakai user di tinggalkan dalam jangka waktu yang lama ada dua cara yang dapat dilakukan
    1. Matikan Komputer ---- selain hemat listrik cara ini lebih aman.
    2. Tekan tombol (Ctrl + Alt + Del) secara simultan sehingga terlihat  jendela pilihan, lalu tekan button (Lock Computer)  . Apabila akan dipakai kembali dapat mengetikan kembali password user yang bersangkutan.

 

Aplikasi Program

 

            Komputer workstation pada perusahaan ini telah diinstalkan beberapa program aplikasi  yang mendukung kinerja perusahaan, antara lain adalah:

 

  1. Microsoft Office  terdiri dari :
    1. Microsoft Word ---- -----untuk pengolahan kata.
    2. Microsoft Excel ----------untuk pengolahan data keuangan atau pembuatan table
    3. Microsoft Powerpoint ---untuk pembuatan presentasi
    4. Microsoft Access --------untuk pengolahan database dan pemograman
    5. Microsoft Frontpage --- untuk pembuatan dan pengolahan homepage
    6. Outlook Express ---------untuk menerima dan mengirim E-mail.

 

  1. Browser Internet Explorer ---- untuk Surfing di Internet
  2. Message popup --- digunakan untuk komunikasi antar user local secara streaming  dan dapat juga digunakan untuk pengiriman data secara local
  3. Program Antivirus --- dipakai untuk mengantisipasi adanya virus dalam komputer local 
  4. My Network Place ---- digunakan untuk melihat folder pada komputer Server.
  5. MyOB --------------Sofware Khusus untuk bagian keuangan

 

Perawatan Komputer

 

Perawatan Komputer bagi user dapat dilakukan  kurang lebih 1 minggu 1 kali yaitu dengan cara :

 

  1. Selalu scanning komputer dengan program anti virus dan selalu mengupdatenya . caranya adalah:

 

 

Double Klik items yang mempunyai tanda X atau klik pernyataan ( scan for viruses )

lalu ikuti petunjuk yang ada.

 

  1. Mendefrag komputer secara berkala  agar komputer yang kita pakai dapat bekerja secara maksimum. Caranya adalah :

·        Telan tombol start yang ada di systray  ------ Program -----Accessories----System tools -------- Disk Defragmenter

 

 

 

 

Jalankan button Analyze, setelah ada pernyataan bahwa system sebaiknya di defrag baru tekan tombol Defragment

Dengan menekan button Analyze maka system akan menganalisa apakah system akan di defrag atau tidak.

 

  1. Nyalakan komputer sesuai dengan prosedur  seperti tekan tombol Stabilizer, cpu dan monitor tunggu beberapa saat lalu tekan tombol (ctrl+alt+del) secara simultan setelah muncul jendela windows security masukan username dan password , tekan ok

 

  1. Disarankan jangan  membuka-buka file program di komputer user sendiri apabila tidak  mengetahui fungsi dari file-file tersebut hal tersebut akan berakibat fatal terhadap system seperti hang atau bahkan dapat menyebabkan  kehilangan data. Apabila ada kesulitan terhadap komputer segera hubungi Operator Jaringan.

 

 

  1. Matikan komputer dengan baik dan benar dengan cara tekan tombol start di desktop lalu klik perintah shutdown setelah terlihat jendela shutdown pilih shutdown lalu klik OK .

 

  1. Apabila ada masalah di komputer workstation dan user tidak berhasil untuk membetulkannya maka segera hubungi operator jaringan . Operator akan membetulkannya melalui server  dengan dibantu oleh software VNC ( Virtual Network Computing )dan jangan terkejut kalau mousenya pada komputer itu akan jalan sendiri. Bila menemukan hal tersebut maka komputer tersebut sedang diperbaiki oleh Operator jaringan.  

 

 

Management file dan Folder

 

Struktur Folder pada SDP Files di komputer Server ( intelsvr )

 

Struktur Folder SDP Files:

 

SDP Files (Parents Folder)

            Corporate Comm – untuk Divisi Corporate Communication

            Corporate Governance - untuk Divisi Corporate Governance

                        Corporate Governance Source

                        GCG Download

                        LIBRARY

                        Projects

                                    CMNP

                                    Indonesia Power

                                    PT Pusri

                        Proposal

                        Reference Sheet Manual GCG

            File Program              untuk tempat pooling program (restricted for Administrator and Power User Level)

            Music – untuk tempat pooling music mp3 (for all user level)

            Office Management – untuk keperluan administrasi kantor

                        Curriculum Vitae

                        Fonts

                        Kartu Nama Final

                        SDP Website Source

                        Surat

            Users – untuk seluruh users menaruh file/dokumen  

                        Aloen

                        Amri

                        Armiarti

                        Guests       

                        Hary

                        Ita

                        Loso

                        Nofel

                        Sachrul

                        Santi

                        Sodiq

                        Sofyan

                        Wahyu

                        Yuni

 

 

Security di folder tersebut mempunyai level keamanan yang berbeda-beda seperti file program hanya dapat diakses oleh Administrator system. Sedangkan folder User hanya dapat diakses oleh masing-masing user dan administrator system. Contoh folder Harry hanya dapat diakses oleh user yang bernama Harry dan Administrator.

 

 

Penggunaan E-mail

 

Penggunaan e-mail pada SDP Consulting sangat dibatasi dengan alasan security jadi user yang ingin menggunakan e-mail yang disertakan dengan Attachment harus menghubungi operator jaringan terlebih dahulu.

 Untuk penggunaan E-mail dengan fasilitas Webmail telah diproteksi oleh operator jaringan sehingga user yang mempunyai E-mail pada situs situs tertentu sudah tidak dapat diakses oleh user seperti mail di yahoo, eudoramail, softhome, plasa, indosat, telkom, lycos dan lain-lain.

Jadi penggantinya adalah menggunakan outlook express dengan fasilitas pop3 dan smtp . masing –masing user akan mendapatkan fasilitas nomor account email kantor berukuran 1 megabyte dan email tersebut berakiran  @sdp-consulting.com

 

Apabila pada komputer user belum diset email pop3 nya maka user dapat mensetnya sendiri dengan cara :

  1. buka Outlook express
  2. pada perintah tool cari account  cth gambar:

 

klik tombol account

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 


Klik perintah mail

 

Klik account dan klik properties lalu bila belum terinstall (tanyakan kepada administrator ) tapi kalau sudah diset oleh administrator dan email tidak jalan maka  dalam dialog property isikan nama servernya seperti berikut :

Nama mailserver (intelsvr ) atau 192.168.1.1

 


nama user

 

Email User yang telah diberikan oleh sys admin

 

 

 

 

 

 

 

Nama mail server untuk incoming mail (POP3)

 

Nama Mailserver untuk

Outgoing mail (SMTP)

 

Isikan Account name dan password  (bila anda tidak tahu tanyakan segera kepada  sys admin) 

 

Aktifkan remember password

 

Setelah itu klik OK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Sharing Printer Server

 

Untuk sharing printer,  server yang digunakan berbeda dengan server data , server tersebut pada saat ini berada pada Komputer yang bernama Receptionist.  Agar kita dapat menggunakan printer maka hal yang harus diperhatikan adalah mengeset setting printer menuju ke Server Receptionist caranya adalah :

 

  1. tekan tombol start ----- setting ------ printer
  2. pilih add printer
  3. pilih button Next -----pilih network printer ---- next ----pilih type the file name, or ….. ( kita tak perlu mengisikan nama printer di baris ini ) ---- klik next  ----- ( secara automatis komputer akan mencari sendiri komputer printer server. ) maka double kliklah komputer Receptionist ------- kliklah nama printer yang tertera pada komputer tersebut -----next ----- (do you want your windows base program …………) pilih  yes-----next -----Finish   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

Double Kliklah nama komputer yang mempunyai server printer dan pilih salah satu

 

 

Setelah itu command printer pada komputer workstation telah siap untuk digunakan.